In unserem Büro
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Für Arbeitgeber & Remote-Mitarbeiter
Form-I-9-Verifizierung — persönlich vor Ort, fristgerecht erledigt
Wir handeln als bevollmächtigter Vertreter Ihres Unternehmens: Wir treffen Ihren neuen Mitarbeiter, prüfen seine Originaldokumente und füllen Abschnitt 2 von Form I-9 aus — in unserem Büro, an Ihrem Standort oder an einem öffentlichen Ort in der Nähe. Sie erhalten ein korrekt ausgefülltes I-9 zurück, noch vor Ablauf der bundesrechtlichen Frist.
01
Was die I-9-Verifizierung ist
Jeder US-Arbeitgeber muss für jeden neuen Mitarbeiter Form I-9 ausfüllen, um dessen Identität und Arbeitserlaubnis zu bestätigen. Abschnitt 1 füllt der Mitarbeiter spätestens an seinem ersten Arbeitstag aus; der Arbeitgeber — oder ein von ihm benannter bevollmächtigter Vertreter (authorized representative) — muss die Originaldokumente persönlich in Augenschein nehmen und Abschnitt 2 ausfüllen.
Bei Remote-Einstellungen oder Mitarbeitern außerhalb Ihrer Region muss dafür niemand ins Flugzeug steigen. Sie benennen einen bevollmächtigten Vertreter, der die Dokumente persönlich prüft. Das sind wir.
Wir handeln als Ihr bevollmächtigter Vertreter — nicht als Notar
Das Ausfüllen von Abschnitt 2 ist Aufgabe eines bevollmächtigten Vertreters, keine notarielle Beglaubigung. Wir bringen auf dem Form I-9 kein Notarsiegel an (USCIS verlangt keines und will auch keines). Ein Notar eignet sich für diese Rolle schlicht besonders gut: geübt im Prüfen von Ausweisdokumenten, mobil und erreichbar. Die Verantwortung für das I-9 bleibt beim Arbeitgeber; wir prüfen die Dokumente und füllen Abschnitt 2 genau so aus, wie es die USCIS-Anleitung vorschreibt — Rechts- oder Einwanderungsberatung leisten wir nicht.
02
Die Frist von 3 Werktagen
Abschnitt 2 muss spätestens am dritten Werktag nach dem ersten bezahlten Arbeitstag ausgefüllt sein (oder bis zum Ende des ersten Tages, wenn das Arbeitsverhältnis kürzer als drei Tage dauert). Tragen Sie unten den Eintrittstermin Ihres neuen Mitarbeiters ein — wir zeigen Ihnen das genaue Fristdatum und planen den Termin entsprechend.
Als Werktage zählen hier nur Montag bis Freitag; Samstag und Sonntag bleiben außen vor. Fällt ein US-Feiertag in diesen Zeitraum, vermerken Sie ihn unten in den Anmerkungen — wir passen die Planung an.
03
Was Ihr neuer Mitarbeiter mitbringt
Originaldokumente, die noch gültig sind — keine Fotokopien. Entweder ein Dokument aus Liste A oder ein Dokument aus Liste B plus eines aus Liste C:
- Liste A (Identität + Arbeitserlaubnis): US-Reisepass, Permanent Resident Card oder Employment Authorization Document.
- Liste B + Liste C: ein Identitätsnachweis aus Liste B (z. B. Führerschein oder State ID) zusammen mit einem Nachweis der Arbeitserlaubnis aus Liste C (z. B. Social Security Card oder Geburtsurkunde).
Die aktuellen Lists of Acceptable Documents finden Sie in der USCIS-Anleitung zu Form I-9.
04
Wo wir uns treffen
Wir kommen zu Ihnen
Zu Hause oder am Arbeitsplatz, überall in unserem Einzugsgebiet — bequem für das ganze Onboarding-Team.
Ein öffentlicher Ort
Ein neutraler Treffpunkt, der Ihrem Remote-Mitarbeiter passt — ein Café (z. B. Starbucks), eine öffentliche Bibliothek oder das Rathaus seiner Stadt. Sie nennen den Ort, wir sind da.
05
So läuft es ab
- 01I-9 starten — Ihr neuer Mitarbeiter füllt Abschnitt 1 aus (mit Ihrer Personalabteilung, oder wir verweisen ihn auf das Formular). Nennen Sie uns den Eintrittstermin, damit wir die Frist bestimmen können.
- 02Ort & Zeit wählen — Unser Büro, Ihr Standort oder ein öffentlicher Ort — vor Ablauf der Frist von 3 Werktagen.
- 03Wir prüfen persönlich — Wir nehmen die Originaldokumente in Augenschein und füllen Abschnitt 2 als Ihr bevollmächtigter Vertreter aus.
- 04Sie erhalten das fertige I-9 — Der ausgefüllte Abschnitt 2 geht an Sie zurück, für Ihre Unterlagen. Schnell, vorschriftsgemäß, erledigt.
06
Ihre I-9-Verifizierung starten
Nennen Sie uns das Wichtigste. Zum Absenden melden Sie sich an oder erstellen ein Konto — danach liegt die Anfrage als I-9-Auftrag in Ihrem Portal.
Sobald Sie bereit sind
Neuer Mitarbeiter startet diese Woche? Rufen Sie uns an.
Nennen Sie uns den ersten Arbeitstag und wo sich Ihr neuer Mitarbeiter befindet — wir bestätigen Ort und Zeit innerhalb der Frist von drei Werktagen, in der Regel binnen weniger Geschäftsstunden.