Notă de confidențialitate
Cine suntem
Andrii Co. este o societate comercială cu scop lucrativ din statul Washington, care are angajați unul sau mai mulți Notary Public autorizați în statul Washington, SUA. Oferim servicii notariale cu deplasare și servicii de apostilă în toată zona Greater Seattle, cu birou în Bothell, WA.
Persoana responsabilă în sensul GDPR, al celorlalte legi naționale privind protecția datelor din statele membre, precum și al altor reglementări privind protecția datelor este:
Andrii Co.816 Evergreen Point Rd Unit 288
Medina, WA 98039-4780
UBI number: 604505773
D-U-N-S® Number: 117198250
Email: privacy@andrii.co
Portalul clienților
If you create an account in our customer portal (hosted at andrii.net, separate from this marketing site), we process the personal data you enter there to schedule and deliver your services:
- Account details — your name, email address, and phone number.
- Passkey credentials — we use passkeys (WebAuthn) instead of passwords. Your device keeps the private key, and biometrics such as Face ID, Touch ID, or Windows Hello never leave your device; we store only the matching public key and a device label.
- Appointment details — the service you book, the date and time, and any meeting address you enter (including a customer address for mobile signings).
- Order, document, and shipment details — the documents you add to an order (type and apostille destination), any draft you upload, the resulting notarized or apostilled files, and the recipient name, address, phone, and email for any shipment.
We are the controller of this portal data. It is stored on our application backend at andrii.net, and a sign-in token is kept in your browser's localStorage (not a cookie) to keep you signed in. We use this data only to provide, schedule, perform, ship, and account for the services you request, and we do not sell it or share it with advertising networks.
Retention. We keep your account and order records for as long as your account is active and for as long as professional, tax, and legal recordkeeping requires. Entries in the notarial journal are kept for 10 years under RCW 42.45.180, and audio-video recordings of any remote online notarization are retained for the period required by Washington's notary rules (chapter 308-30 WAC).
Verificarea identității
Notarial work requires us to establish who is signing, and the paperwork for a power of attorney, a consent, or an apostille has to repeat a person's details exactly as their identity documents show them — often in the destination country's own script. When the service you ask for needs them, we therefore record, in addition to the account details above:
- Your name in full — both in its native script (for example Cyrillic) and in Latin letters, because the destination country's document usually requires a particular one of them.
- Your date of birth.
- Your taxpayer number, where the destination document requires one — for example a Ukrainian ІПН/РНОКПП or a Russian ИНН.
- Your identity document — which kind it is, its number, the country that issued it, and when it expires (a passport, or a driver's licence or ID card).
- Your registration (residence) address, where the document requires it.
- Our own working notes about your matter.
Most of this you give us directly. Some of it we read from the document itself: rather than retype it, our notary may scan the machine-readable strip of a passport or the barcode on a driver's licence, which is quicker and avoids transcription mistakes. Documents you upload to an order — and the finished notarised or apostilled files — also routinely contain identity details, scans, and signatures.
If your passport has a chip. With your agreement, our app can read it on the device in front of you. The photograph and the signature held in the chip never leave that device and we never receive them. What reaches our server is only the chip's cryptographic security data, which lets the server check for itself that the passport is genuine and unaltered. We keep the result of that check — confirmed, or not proven, and why — not the data it was performed on.
How we protect it. This profile is encrypted in our database under a key kept apart from it. It is visible only to the notary: it never appears in your account pages, in any list, in a booking made through an AI assistant, or in anything a courier or other third party receives. The one exception is you — "Download my data" on the Account page includes your own profile (our internal working notes excepted).
Legal bases. Performing the service you asked for — Art. 6(1)(b) GDPR — and, for the notarial act itself, our legal obligation as a Washington notary — Art. 6(1)(c) GDPR, RCW 42.45.
How long we keep it. For as long as your account exists; it is erased when the account is deleted. The exception is the notarial journal: an entry already recorded there must be kept for 10 years under RCW 42.45.180 and cannot be deleted on request.
Programarea printr-un asistent AI
We publish a connector that lets an AI assistant — ChatGPT, Claude, or another that supports one — look up our availability, quote a price, and send us a booking request on your behalf. Using it is entirely your choice, and nothing else in this notice depends on whether you do.
What reaches us. Only what you ask the assistant to send: the service you want, your full legal name, an email address and/or a phone number, the meeting address for a mobile signing, your preferred time, how many documents and of what kind, and any note you add. A booking made this way is a request, not a confirmed appointment — we follow up to confirm it.
What we send back. Availability, prices, turnaround estimates, and general apostille guidance carry no personal data. For a request you have already made, a status check returns only its reference, the service, its status and its times — deliberately never the meeting address, the names on the order, or our notes, so that none of those can be copied into a chat transcript. If you additionally sign in through the assistant, it can list, book, reschedule and cancel your own bookings, and that listing does include each booking's location.
No payment ever happens in the chat. We take no card or bank details through an assistant.
The assistant's provider sees your conversation. Whatever you type to ChatGPT, Claude, or any other assistant is processed by that provider under its own privacy policy and its own terms with you, before any of it reaches us. We are not the controller of that conversation and we cannot delete it for you — ask the provider. Once your request reaches us it becomes an ordinary booking record, covered by the rest of this notice.
Datele pe care le colectăm
- Jurnalele de cereri. Furnizorul nostru de găzduire înregistrează adresa IP, user agentul și marca de timp pentru fiecare cerere de pagină. Sunt păstrate 14 zile și folosite exclusiv pentru securitate, prevenirea abuzurilor și depanare.
- Rapoartele de eroare. Când ceva se defectează în browserul dumneavoastră — un script nu rulează, un fișier nu se încarcă — pagina ne trimite o scurtă descriere tehnică: mesajul de eroare, fișierul și linia și adresa paginii pe care vă aflați. Adresele web sunt tăiate înainte de orice
?sau#, astfel încât identificatorii și linkurile de unică folosință pe care le pot conține nu sunt trimise niciodată, iar tot ce seamănă cu o adresă de e-mail sau cu un token de securitate este mascat în mesaj. Adresa dumneavoastră IP nu este stocată și nimic nu vă identifică pe dumneavoastră sau sesiunea dumneavoastră; rapoartele identice sunt comasate într-un singur contor. Sunt păstrate cel mult 30 de zile pe serverul nostru și folosite exclusiv pentru a găsi și a remedia defecțiuni. Temei juridic: interesul nostru legitim de a avea un serviciu funcțional — art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR. - Opțiunea privind cookie-urile. O singură înregistrare JSON în
localStorage-ul browserului dumneavoastră. Nu ne este transmisă niciodată. Vedeți tabelul cu cookie-uri de mai jos. - Statistici (numai dacă vă dați acordul). Google Analytics 4 măsoară agregat vizitele și paginile vizualizate. Dacă refuzați, GA primește doar un semnal de modelare fără cookie-uri și fără niciun identificator.
- Informațiile pe care ni le trimiteți. Nume, textul documentelor, date de contact și eventuale atașamente — doar ceea ce alegeți să trimiteți prin e-mail la notary@andrii.co.
- Datele de plată. Când folosiți butonul Stripe „Buy”, datele cardului ajung direct la Stripe — noi nu le vedem niciodată.
- Datele de programare, de identitate și de comandă. Dacă apelați efectiv la serviciile noastre, prelucrăm mai mult decât cele de mai sus — vedeți secțiunile „Portalul clienților”, „Verificarea identității” și „Programarea printr-un asistent AI” pentru a afla ce date, în ce scop și pentru cât timp.
Scopurile și temeiurile juridice
Acolo unde se aplică GDPR sau o lege similară, prelucrăm datele cu caracter personal numai în baza unui temei juridic. Pe scurt:
| Prelucrare | Temei juridic |
|---|---|
| Datele de cont, de programare și de comandă — programarea, prestarea, expedierea și facturarea serviciilor pe care le solicitați. | Executarea unui contract — art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR. |
| Stabilirea identității persoanei care semnează și consemnarea datelor de identificare pe care trebuie să le cuprindă un act notarial, o apostilă sau un document consular. | Executarea unui contract — art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR; iar pentru actul notarial în sine, obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. (c) din GDPR, RCW 42.45. |
| Ținerea registrului notarial și păstrarea înregistrărilor audio-video ale autentificărilor online la distanță. | Obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. (c) din GDPR; RCW 42.45.180 și capitolul 308-30 WAC. |
| Jurnalele de securitate, istoricul adreselor IP și al dispozitivelor de conectare și prevenirea fraudelor. | Interesul nostru legitim de a menține serviciul în siguranță — art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR. |
| Cookie-urile de statistică și orice activitate de marketing pe care am putea-o introduce ulterior. | Consimțământ — art. 6 alin. (1) lit. (a) din GDPR; dezactivate implicit și revocabile oricând. |
Cookie-uri și tehnologii similare
Cookie-urile sunt fișiere text de mici dimensiuni plasate pe dispozitivul dumneavoastră pentru a stoca date care pot fi citite ulterior de un server web din domeniul care a plasat cookie-ul. Folosim cookie-uri — și metode echivalente de stocare în browser (localStorage) — pentru a reține și a respecta preferințele și setările dumneavoastră și, cu permisiunea dumneavoastră, pentru a analiza performanța acestui site. Nu folosim cookie-uri pentru publicitate, pentru targetare în rețelele sociale sau pentru autentificare. Portalul nostru separat pentru clienți are într-adevăr autentificare, dar păstrează tokenul de conectare în browserul dumneavoastră, nu într-un cookie — vedeți secțiunea „Portalul clienților” de mai jos.
Acest site folosește numai mijloacele de stocare enumerate mai jos. Categoriile opționale sunt dezactivate implicit; le puteți alege din bannerul de cookie-uri la prima vizită sau oricând din linkul „Setări cookie-uri” aflat în subsolul oricărei pagini. Acolo unde legea o cere, vă solicităm consimțământul înainte de a plasa sau de a folosi cookie-uri opționale care nu sunt (i) strict necesare pentru furnizarea site-ului sau (ii) destinate facilitării unei comunicări.
| Nume | Furnizor | Scop | Păstrare |
|---|---|---|---|
consent_v1 | Andrii Co. (acest site) | Stochează opțiunea dumneavoastră privind cookie-urile ca o singură înregistrare JSON în localStorage. | 13 luni, numai în browserul dumneavoastră. |
pap_lang | Andrii Co. (acest site) | Reține ultima limbă aleasă, ca să nu vă mai întrebăm din nou. | Până când ștergeți datele browserului. |
_ga, _ga_RS49EHPYXJ | Google Analytics 4 (Google LLC) | Diferențiază utilizatorii și păstrează starea sesiunii pentru măsurarea agregată a traficului. | 2 ani — se setează numai după ce vă dați acordul. |
andrii_portal_token | Andrii Co. (portalul clienților) | Vă menține conectat în portalul clienților — un token de conectare în localStorage (nu un cookie), setat numai când vă conectați. | Până când vă deconectați sau expiră tokenul (14 zile). |
andrii_apple_resume:booking | Andrii Co. (acest site) | Salvează pentru scurt timp formularul de programare început, ca să poată fi restaurat după un drum dus-întors la autentificare sau după o reîncărcare a paginii. Nu conține niciodată opțiunea dumneavoastră privind cookie-urile și niciun token de conectare. | 15 minute, numai în browserul dumneavoastră. |
Dacă browserul dumneavoastră trimite un semnal Global Privacy Control (GPC), îl respectăm ca refuz al cookie-urilor opționale — înregistrăm automat opțiunea „Respingeți toate”, fără să vă mai întrebăm.
Aveți la dispoziție și instrumentele browserului pentru a controla cookie-urile și tehnologiile similare. Majoritatea browserelor vă permit să limitați ce site-uri pot plasa cookie-uri, să ștergeți cookie-urile deja plasate sau să le blocați complet; puteți folosi aceste controale pentru a vă retrage consimțământul oricând. Este posibil ca astfel să nu mai funcționeze părțile acestui site care depind de mijloacele de stocare marcate mai sus drept „Mereu active” (schimbarea limbii, procesarea plăților).
Terți
- Google Analytics 4 (Google LLC). Folosim Consent Mode v2: dacă refuzați statisticile, GA primește doar un semnal de modelare fără cookie-uri și fără identificatorul dumneavoastră. Politica de confidențialitate Google.
- Stripe (Stripe, Inc.). Dacă plătiți online printr-o pagină de plată găzduită de Stripe, Stripe primește direct datele dumneavoastră de plată — noi nu vă vedem niciodată cardul. Nota de confidențialitate Stripe.
- Furnizori CDN —
unpkg.compentru Phosphor Icons,fonts.googleapis.comșifonts.gstatic.compentru fonturi. Acești furnizori văd adresa dumneavoastră IP ca efect secundar al livrării fișierelor lor. - Firebase Hosting (Google LLC). Găzduiește acest site și generează jurnalele de cereri descrise mai sus.
- Google Maps Platform (Google LLC). Căutarea adreselor și calcularea traseelor pentru programări — când introduceți o adresă de întâlnire sau de livrare, serverul nostru o trimite către Google pentru a sugera și a localiza adrese.
- Google Cloud (Google LLC). Găzduiește backendul aplicației noastre la
andrii.netși stochează copiile de siguranță criptate ale acestuia. - Google Workspace / Gmail (Google LLC). Livrează e-mailurile noastre tranzacționale — coduri de verificare, confirmări de programare, chitanțe.
- Infobip (Infobip Ltd.). Trimite mesajele noastre SMS, inclusiv codurile de verificare, către numărul de telefon pe care ni-l indicați.
- Telnyx (Telnyx LLC). Trimite și primește mesajele noastre SMS — codurile de conectare și de verificare, notificările privind contul și programările, actualizările privind starea comenzilor și livrarea, mesajele pe care ni le trimiteți și răspunsurile noastre de la serviciul clienți, răspunsurile automate la STOP, HELP și START și, numai pentru clienții care și-au dat acordul să le primească, SMS-urile de marketing — și se ocupă de înregistrarea numerelor noastre pentru mesageria toll-free și A2P. Primește numărul dumneavoastră de telefon mobil și conținutul acelor mesaje.
- Apple (Apple Inc.). Autentificarea Sign in with Apple, dacă o alegeți, și notificările push pentru aplicația noastră iOS.
- Furnizori de asistenți AI (de exemplu OpenAI, Anthropic) — numai dacă alegeți să ne contactați printr-un asistent. Furnizorul respectiv vă prelucrează conversația conform propriei politici de confidențialitate, înainte ca ceva din ea să ajungă la noi; noi nu îi trimitem nimic din proprie inițiativă și nu avem acces la istoricul conversațiilor dumneavoastră. Vedeți secțiunea „Programarea printr-un asistent AI” de mai sus.
- MaxMind GeoLite2. Localizarea aproximativă a adresei IP a unui vizitator, determinată local, pe serverul nostru — către MaxMind nu se trimite niciun fel de date.
- Nova Poshta (inclusiv serviciul său intern din Ucraina). Primește numele, telefonul și adresa destinatarului pentru expedierile pe care le solicitați.
- CDEK. La fel, pentru livrările în regiunea CSI.
- FedEx, DHL Express, UPS, USPS și Canada Post. La fel, pentru trimiterile poștale și de curierat către alte destinații.
- Platforme RON (Proof / BlueNotary). Vor fi menționate aici la lansarea autentificării online la distanță — sesiunea se va desfășura atunci pe platformă, în condițiile stabilite de aceasta.
- SANS Internet Storm Center / DShield (SANS Institute, SUA). Serverul nostru expune un serviciu-momeală („honeypot”) la care niciun client nu ajunge vreodată: nu autentifică pe nimeni, nu conține date și există doar pentru a observa atacurile îndreptate împotriva noastră. Încercările de conectare făcute asupra lui sunt transmise către Internet Storm Center, un set public de date de telemetrie a atacurilor folosit de cercetătorii în securitate — ora, adresa IP sursă, precum și numele de utilizator și parola oferite de atacator, care sunt adesea credențiale furate de la altcineva și reutilizate. ISC publică ceea ce primește și precizează că datele transmise nu pot fi șterse, așa că o transmitere este permanentă, publică și nu mai poate fi retrasă de noi. Nu sunt implicate date ale clienților: nimic din contul dumneavoastră, din documentele dumneavoastră sau din ceea ce ne trimiteți nu este transmis vreodată. Temei juridic: interesul nostru legitim privind securitatea rețelelor și a informațiilor (art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR). Politica de confidențialitate ISC.
- AbuseIPDB (AbuseIPDB LLC, societate cu răspundere limitată din Pennsylvania, SUA). O bază de date publică privind reputația adreselor IP, pe care operatorii de rețea o consultă înainte de a decide dacă blochează o adresă. Când o adresă ne atacă, putem depune o sesizare împotriva ei: adresa, ora și o scurtă descriere a ceea ce s-a încercat, formulată dintr-un vocabular fix. Oricine caută acea adresă poate citi sesizarea, condițiile AbuseIPDB îi permit acesteia să republice sesizările, iar sesizările nu expiră — în timp li se diminuează doar ponderea. Sesizările noastre nu conțin în mod deliberat credențiale, text introdus de utilizator sau orice altceva furnizat de partea sesizată. AbuseIPDB pune la dispoziție o procedură de solicitare a retragerii pentru o sesizare pe care o considerați greșită. Temei juridic: interesul nostru legitim privind securitatea rețelelor și a informațiilor (art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR). Politica de confidențialitate AbuseIPDB.
Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal și nu le punem la dispoziția rețelelor de publicitate. Nicio informație despre numărul dumneavoastră de mobil nu va fi vândută sau partajată cu terți în scopuri promoționale sau de marketing. Datele și consimțământul privind mesajele SMS (numărul dumneavoastră de mobil și acordul dumneavoastră de a primi mesaje) nu sunt niciodată partajate cu terți sau afiliați în aceste scopuri. SMS-urile de marketing se trimit numai clienților care și-au dat separat acordul pentru ele (prin căsuța de marketing din formularul nostru de programare sau din secțiunea „Preferințe de comunicare” a portalului clienților); acest consimțământ este înregistrat în contul dumneavoastră și poate fi retras oricând, fie din cont, fie răspunzând cu STOP.
Dacă cineva vă expediază documente
Un client ne poate cere să vă livrăm documente autentificate sau apostilate. În acest caz, numele, adresa de livrare, numărul de telefon și, eventual, adresa dumneavoastră de e-mail le-am primit de la acel client — nu de la dumneavoastră. Folosim aceste date numai pentru a livra expedierea respectivă: sunt transmise curierului care se ocupă de ea (de exemplu FedEx, DHL Express, UPS, USPS, Canada Post, Nova Poshta sau CDEK) și sunt păstrate ca parte a evidenței comenzii.
Aveți asupra acestor date aceleași drepturi ca și clienții noștri — acces, rectificare, ștergere, opoziție — descrise mai jos, la „Drepturile dumneavoastră”. Pentru a le exercita, scrieți la privacy@andrii.co.
Drepturile dumneavoastră
În funcție de locul în care trăiți, este posibil să aveți dreptul:
- de a accesa datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră;
- de a le rectifica sau de a le șterge;
- de a vă opune prelucrării întemeiate pe interesele noastre legitime și de a ne cere restricționarea prelucrării cât timp cererea dumneavoastră este verificată;
- de a vă retrage consimțământul oricând — folosiți linkul „Setări cookie-uri” din subsolul oricărei pagini;
- de a primi o copie a datelor dumneavoastră într-un format portabil;
- de a depune o plângere la o autoritate de reglementare — de exemplu, Washington State Attorney General, U.S. Federal Trade Commission sau autoritatea locală de protecție a datelor din UE/Regatul Unit.
Dacă aveți un cont în portal, cele mai frecvente două cereri se rezolvă direct de dumneavoastră: „Descărcați-mi datele”, din pagina contului, vă oferă o copie a datelor dumneavoastră, iar „Ștergeți-mi contul” vă șterge contul.
Pentru a exercita orice drept, scrieți la privacy@andrii.co. Ne propunem să răspundem în termen de 14 zile.
Transferuri internaționale
Sediul nostru este în statul Washington, SUA. Dacă ne contactați din afara Statelor Unite, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt transferate în SUA. Ne întemeiem pe consimțământul dumneavoastră și pe garanții contractuale încheiate cu subîmputerniciții (de exemplu, clauzele contractuale standard ale Google pentru Analytics și Firebase Hosting).
Perioade de păstrare
- Înregistrarea opțiunii privind cookie-urile: 13 luni, numai în browserul dumneavoastră.
- Jurnalele de cereri: 14 zile.
- Istoricul adreselor IP și al dispozitivelor de conectare: 180 de zile.
- Jurnalele cererilor către API: păstrate pe serverul nostru, în fișiere rotite după dimensiune — când spațiul alocat se umple, cele mai vechi înregistrări sunt suprascrise.
- Profilul de identitate (nume, data nașterii, numărul de identificare fiscală, datele actului de identitate, adresa de domiciliu înregistrată): păstrat cât timp există contul dumneavoastră și șters odată cu ștergerea acestuia — cu excepția a ceea ce a fost deja consemnat în registrul notarial.
- Înregistrările din registrul notarial: 10 ani, așa cum impune Revised Code of Washington 42.45.180.
- Corespondența prin e-mail: ștearsă în termen de 18 luni de la închiderea dosarului, cu excepția cazului în care suntem obligați să o păstrăm mai mult.
Copii
Acest site nu se adresează copiilor sub 13 ani, iar noi nu colectăm cu bună știință datele acestora.
Modificări ale acestei note
Actualizăm această notă atunci când practicile noastre se schimbă. Data de la „Ultima actualizare”, de mai sus, reflectă întotdeauna versiunea curentă.