Apostille tại Federal — Global Affairs Canada
Hồ sơ cơ quan này chấp nhận
- Chữ ký tay
Hồ sơ phải có chữ ký tay gốc (và con dấu, nếu áp dụng).
Hồ sơ được công chứng điện tử — tức là kết quả của công chứng trực tuyến từ xa — không đáp ứng được yêu cầu này, nên hồ sơ công chứng theo hình thức RON không thể dùng cho quy trình giấy tờ này.
- Bản sao
Không chấp nhận bản photocopy thường. Hồ sơ hộ tịch: KHÔNG chấp nhận bản sao đã công chứng (“nếu quý vị cần một bản sao, bản sao đó phải do cơ quan hộ tịch có thẩm quyền cấp”)
- Theo nguồn
Tài liệu phải mang “một chữ ký gốc, được công nhận (và con dấu, nếu có)”. Không chấp nhận giấy chứng nhận khổ bỏ túi và tài liệu do cơ sở tôn giáo cấp. Không chấp nhận tài liệu đã ép nhựa/dán keo. Tài liệu không phải tiếng Anh/tiếng Pháp cần có bản dịch có chứng nhận (do thành viên của một hiệp hội biên dịch viên cấp tỉnh thực hiện) hoặc bản xác nhận của biên dịch viên đã được công chứng; ngoại lệ: bằng cấp bằng tiếng Hy Lạp/tiếng Latinh, giấy xác nhận còn sống dưới nửa trang. Mối liên hệ với công chứng từ xa: GAC yêu cầu chữ ký và con dấu bản gốc/bằng mực ướt — các văn bản công chứng được thực hiện từ xa, hoàn toàn điện tử, nói chung không dùng được để xin apostille trừ khi được commissioner in ra và ký bằng mực ướt
Theo loại hồ sơ
| Loại hồ sơ | Yêu cầu của cơ quan này |
|---|---|
| giấy khai sinh/khai tử/đăng ký kết hôn do cơ quan hộ tịch cấp tỉnh/vùng lãnh thổ cấp; giấy chứng nhận ly hôn có chữ ký của thư ký tòa án; bằng tốt nghiệp đại học/cao đẳng bản gốc có chữ ký của registrar; giấy kiểm tra lý lịch tư pháp của trụ sở chính RCMP có chữ ký của Director General + dấu dập nổi khô; tài liệu tòa án có con dấu/chữ ký/tên thẩm phán bản gốc | Không cần công chứng |
| giấy kiểm tra lý lịch của cảnh sát cấp tỉnh/thành phố, tài liệu ngân hàng, tài liệu y tế, bằng tốt nghiệp phổ thông (K-12), hồ sơ doanh nghiệp, tài liệu pháp lý tư nhân, v.v. | Bắt buộc công chứng |
Chứng nhận có thể cần thực hiện trước
Không cần thêm bước chứng nhận nào trước khi xin Apostille.
Mẫu đơn yêu cầu
- Mẫu đơn
Mẫu đơn dạng PDF.
- Số hiệu mẫu đơn
EXT2165
- Nơi lấy mẫu đơn
- Theo nguồn
Mẫu đơn Authentication Request EXT2165
Yêu cầu trực tuyến
- Hình thức trực tuyến
Một phần yêu cầu được thực hiện trực tuyến; bản thân hồ sơ vẫn phải đến cơ quan dưới dạng giấy.
- Địa chỉ truy cập
https://apostille-gac.powerappsportals.com/en/search-document/
- Theo nguồn
Một phần — cổng phân loại trực tuyến (ra mắt ngày 30 tháng 10 năm 2025) để xác định yêu cầu về tài liệu và khởi tạo yêu cầu; tài liệu bản cứng vẫn phải được gửi qua đường bưu điện/nộp trực tiếp
Nơi đến trực tiếp
Ottawa
2421 Lancaster Road, Ottawa, ON- Hình thức tiếp nhận
Hồ sơ được nộp qua hộp thư tại đây.
- Giờ làm việc
Thứ Hai–Thứ Sáu 8:00 sáng–4:00 chiều (trừ các ngày lễ theo luật định)
- Dịch vụ trong ngày
Không cung cấp.
- Theo nguồn
Chỉ nhận nộp trực tiếp tại trung tâm phân phối. “Authentication Services Section không cung cấp dịch vụ trực tiếp” — không có quầy tiếp nhận, không xử lý trong ngày; tài liệu chỉ được trả lại qua đường bưu điện/chuyển phát
Chi phí
| Lệ phí | Áp dụng cho | Chi tiết |
|---|---|---|
| Miễn phí | tất cả (yêu cầu nộp tại Canada) | “Chúng tôi không thu phí cho dịch vụ của mình.” |
| $50.00 CAD mỗi hồ sơ | tất cả (yêu cầu nộp tại các cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự của Canada ở nước ngoài) | Tại các cơ quan đại diện của Canada ở nước ngoài: $50/tài liệu (Consular Fees (Specialized Services) Regulations; theo trang của HCCH) |
Cách thanh toán
- Phương thức được chấp nhận
Nguồn tin không liệt kê chi tiết phương thức thanh toán mà cơ quan này chấp nhận.
- Theo nguồn
Không áp dụng (miễn phí tại Canada). Cước gửi trả do người nộp đơn chịu trách nhiệm
Nơi gửi hồ sơ
- Địa chỉ gửi thư
- Global Affairs Canada, Authentication Services Section, 2421 Lancaster Road, Ottawa, ON K1B 4L5, Canada
- Theo nguồn
Địa chỉ có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2024
Thời gian xử lý
- Qua bưu điện
90% hồ sơ trong 25 ngày làm việc (trang web diễn đạt điều này là hiện đang xử lý các hồ sơ nhận được cách đây 25 ngày làm việc), cộng thêm thời gian gửi thư “thông thường là 5-10 ngày làm việc nếu gửi từ Canada.”
- Xử lý nhanh
Chỉ xử lý ưu tiên cho “những hoàn cảnh ngoại lệ và khẩn cấp nằm ngoài tầm kiểm soát của quý vị.”
- Theo nguồn
Văn phòng vận hành một hàng đợi luân chuyển theo ngày và đăng ngày đang xử lý hiện hành trên trang cập nhật của mình; con số ~25 ngày làm việc nêu ở đây không phải là vị trí hàng đợi theo ngày cụ thể
Cách nhận lại hồ sơ
Cần một phong bì có dán tem và ghi sẵn địa chỉ người nhận.
Không chấp nhận số tài khoản của hãng chuyển phát; chỉ chấp nhận nhãn gửi đã trả cước trước
Người nộp đơn phải kèm theo một phong bì đã dán tem ghi sẵn địa chỉ của mình hoặc nhãn gửi chuyển phát đã trả cước trước để nhận lại tài liệu
Tra cứu trạng thái và xác minh Apostille
- Xác minh Apostille đã cấp
https://apostille-gac.powerappsportals.com/en/eregister-eregistre/
Công cụ xác minh ra mắt ngày 20 tháng 6 năm 2025; xác minh các apostille do Global Affairs Canada, Alberta, Saskatchewan và British Columbia cấp
- Tra cứu trạng thái yêu cầu
Cổng trực tuyến dành cho các số yêu cầu dịch vụ bắt đầu bằng “R-”
Công chứng trực tuyến từ xa
Cơ quan này cấp Apostille nhưng không bổ nhiệm công chứng viên, nên không có quy định về công chứng từ xa ở cấp này. Các quy định đó thuộc về tiểu bang hoặc tỉnh bang nơi công chứng viên được bổ nhiệm.